Fatturazione Elettronica: Guida Completa 2026

La fatturazione elettronica è oggi l'unica modalità legalmente valida per emettere fatture in Italia, per (quasi) tutti i soggetti titolari di partita IVA. In questa guida vediamo cos'è, chi è obbligato, come funziona concretamente il processo di invio e come orientarsi nella scelta di un software.

Cos'è la fatturazione elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico in formato XML, strutturato secondo uno schema definito dall'Agenzia delle Entrate, che sostituisce integralmente la fattura cartacea o il semplice PDF. A differenza di un PDF, il file XML è leggibile ed elaborabile automaticamente dai sistemi informatici, e viene trasmesso attraverso un canale controllato dallo Stato: il Sistema di Interscambio (SDI).

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica

L'obbligo riguarda la generalità dei soggetti titolari di partita IVA che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nei confronti di altri soggetti IVA (B2B), di privati consumatori (B2C) o della Pubblica Amministrazione. Dal 2024 l'obbligo è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario, che in precedenza ne erano esonerati sotto una certa soglia di ricavi.

Esistono alcune eccezioni residuali (ad esempio determinati regimi di vantaggio o operazioni verso soggetti esteri privi di identificativo SDI), ma per la stragrande maggioranza delle attività la fatturazione elettronica è ormai la regola senza eccezioni.

Come funziona l'invio: il ruolo dello SDI

Il processo, in sintesi, prevede: generazione del file XML con i dati della fattura, apposizione della firma digitale (dove richiesta), trasmissione al Sistema di Interscambio, controlli automatici da parte dello SDI e recapito al destinatario (o scarto, in caso di errori formali). Il dettaglio completo di questo processo, incluse le notifiche di scarto e la conservazione sostitutiva, è nella guida dedicata: Cos'è lo SDI e come funziona l'invio delle fatture.

La conservazione sostitutiva a norma

Le fatture elettroniche, in quanto documenti informatici, devono essere conservate digitalmente secondo un processo detto "conservazione sostitutiva a norma di legge", con validità fiscale equivalente alla conservazione cartacea tradizionale. Un buon software di fatturazione gestisce questo aspetto automaticamente, senza che l'utente debba occuparsene manualmente.

Fatturazione elettronica e temi collegati

Chi emette o riceve fatture elettroniche si trova spesso a dover gestire anche adempimenti collegati:

• Ritenuta d'acconto: rilevante per chi paga o riceve compensi da lavoro autonomo.
• LIPE e Registri IVA: la liquidazione periodica IVA e i registri obbligatori.
• Modello 770: la dichiarazione annuale dei sostituti d'imposta che versano ritenute.

Come scegliere il software giusto

Un buon gestionale di fatturazione elettronica dovrebbe offrire, come minimo: generazione e invio automatico allo SDI, gestione degli esiti e degli scarti, conservazione sostitutiva inclusa, e la possibilità di dare accesso al proprio commercialista senza costi aggiuntivi. Per attività più strutturate, contano anche l'integrazione con magazzino e casse, la gestione di DDT e preventivi, e un vero motore di contabilità in partita doppia (non solo la fattura, ma anche la registrazione contabile che ne deriva).

Questa guida ha scopo informativo generale e non sostituisce la consulenza di un commercialista per il tuo caso specifico.