Cos'è lo SDI e Come Funziona l'Invio delle Fatture Elettroniche

Lo SDI, Sistema di Interscambio, è l'infrastruttura informatica gestita dall'Agenzia delle Entrate attraverso cui transitano obbligatoriamente tutte le fatture elettroniche emesse in Italia. Nessuna fattura elettronica può essere considerata valida se non è passata dallo SDI.

Come funziona il processo di invio

Il percorso di una fattura elettronica segue tipicamente questi passaggi:

• Generazione del file XML: il software di fatturazione compila un file XML seguendo il tracciato ufficiale definito dall'Agenzia delle Entrate (FatturaPA), con tutti i dati fiscali obbligatori.
• Trasmissione allo SDI: il file viene inviato al Sistema di Interscambio, tramite canali diversi (PEC, web service, FTP) a seconda del software utilizzato.
• Controlli formali: lo SDI verifica che il file rispetti il tracciato e che i dati obbligatori (partita IVA, codice destinatario, ecc.) siano corretti.
• Recapito o scarto: se i controlli sono superati, la fattura viene recapitata al destinatario; in caso contrario viene scartata, con una notifica che spiega il motivo, e va corretta e reinviata entro i termini di legge.

Le notifiche dello SDI

Lo SDI restituisce diverse notifiche nel corso del processo: ricevuta di consegna (recapito avvenuto), notifica di scarto (errori formali da correggere), notifica di mancata consegna (es. casella PEC del destinatario piena) ed esito di accettazione/rifiuto da parte del destinatario stesso, quando previsto. Un buon software di fatturazione elettronica mostra questi esiti in modo chiaro, senza dover andare a leggere manualmente i tracciati XML delle notifiche.

Fatture B2B, B2C e verso la Pubblica Amministrazione

Il processo tecnico è lo stesso, ma cambiano alcuni dettagli: verso la Pubblica Amministrazione serve il Codice Univoco Ufficio, verso privati consumatori (B2C) la fattura viene comunque messa a disposizione tramite l'area riservata dell'Agenzia delle Entrate, mentre tra soggetti IVA (B2B) è sufficiente il codice destinatario o la PEC.

Conservazione sostitutiva: cosa significa

Una volta transitata dallo SDI, la fattura elettronica va conservata digitalmente secondo un processo normato, detto conservazione sostitutiva, che ne garantisce autenticità e integrità nel tempo con valore legale equivalente all'archiviazione cartacea. Non basta salvare il file XML su un computer: serve un processo di conservazione a norma, che i software di fatturazione elettronica offrono solitamente come servizio incluso.

Per una visione d'insieme su obblighi e soggetti coinvolti, vedi la guida completa alla fatturazione elettronica.

Questa guida ha scopo informativo generale e non sostituisce la consulenza di un commercialista per il tuo caso specifico.